En af vores medlemsinstitutioner – Idrætsbørnehuset på Frederiksberg – medvirkede i efteråret 2019 i et indslag i TV2-nyhederne. Indslaget belyste uhensigtsmæssige følger af de nye databeskyttelsesregler (GDPR) for selvejende og private daginstitutioner. Databeskyttelsesreglerne trådte som bekendt i kraft den 25. maj 2018.

Den konkrete sag

Et forældrepar til et barn i institutionen havde begæret indsigt i samtlige persondata som institutionen behandlede om barnet. Retten til indsigt er en følge af GDPR-reglerne og omfatter billeder og videoer af identificerbare personer, da det betragtes som persondata.

Institutionen havde brugt billeder og videoer til dels at vise forældre, hvad deres børn lavede i løbet af dagen, men også for at kunne dokumentere det pædagogiske arbejde i institutionen.

For at kunne imødekomme forældrenes indsigtsanmodning skulle institutionen gennemgå de ca. 6.000 billeder og 335 videoer de havde liggende elektronisk og sløre alle andre genkendelige børn end det barn henvendelsen vedrørte. Opgaven var administrativt, økonomisk og teknisk meget omfattende og ressourcekrævende for institutionen. Det var ikke en opgave som institutionen selv kunne løse, hvorfor det var nødvendigt at bruge ekstern bistand.

Regler og anbefalinger

Det er LDD’s erfaring, at mange andre institutioner, i mere eller mindre omfang, også bruger billede- og videomateriale til at give forældrene indsigt i, hvad børnene laver i institutionen i dagligdagen, fx via Facebook eller intranet platforme. Derudover benyttes billede- og videomateriale i det pædagogiske arbejde med børnene, samt til at opfylde formålene i Dagtilbudsloven i øvrigt.

Forpligtelserne i GDPR-reglerne i forhold til at besvare anmodninger om indsigt kan medføre uforholdsmæssige store administrative og økonomiske ressourcer, der i forvejen er knappe i daginstitutionerne. Udgifter der ikke er taget højde for, i driftstilskuddene.

LDD har derfor i samarbejde med DLO og Børneringen opfordret Justitsministeriet til ændring af reglerne om indsigt i forhold til institutionerne.

LDD har tillige afholdt møde med tilsynschefen for Datatilsynet, med henblik på at afdække muligheder for i videst muligt omfang at undgå lignende sager fremover. Datatilsynet er den ansvarlige myndighed for overholdelse af GDPR-reglerne i Danmark, og kan godt se det problematiske i situationen. Men loven skal overholdes og på baggrund af et godt og konstruktivt møde, kan LDD i samarbejde med Datatilsynet komme med vedhæftede anbefalinger i forhold til brugen af billeder og video ude i institutionerne.

Palle Woss Petersen                                                                                 Peter Jonas Hastrup

Direktør                                                                                            Personalejuridisk konsulent

• Gør det klart for jer selv, hvorfor I ønsker at bruge billeder og videoer. Billedmateriale kan bl.a. bruges til at understøtte det daglige pædagogiske arbejde med børnene (f.eks. fotos på stuen fra den seneste skovtur), at dokumentere pædagogiske arbejde (i forhold til Dagtilbudsloven), at styrke dialogen med forældrene og skabe et grundlag for, at forældre får et indblik i børnenes hverdag eller at promovere institutionen for omverdenen i bred forstand (f.eks. på hjemmesider).
• Skab et godt grundlag for brugen af billeder. Brug af billeder i det løbende pædagogiske arbejde med børnene er langt mindre indgribende for det enkelte barn end de situationer, hvor der f.eks. offentliggøres billeder på institutionens hjemmeside for at promovere institutionen. Særligt i situationer, hvor brugen af billeder ikke alene sker i barnets interesse, bør I bl.a. overveje om et samtykke fra forældrene er relevant. Et samtykke kunne f.eks. være relevant ved offentliggørelse af billeder på institutionens hjemmeside.
• Gem ikke billedmateriale længere end højst nødvendigt. Jo færre billeder I gemmer, jo færre billeder skal I passe på, og jo færre billeder risikerer I i øvrigt at skulle forholde sig til, hvis der kommer en anmodning om indsigt. Hvis billeder og videoer kun skal bruges til at give forældrene et løbende indblik i børnenes hverdag, bør I overveje at slette materialet løbende efter allerede 2-4 uger. Derved opnår I stadig en god kommunikation med forældrene samtidig med, at billedmaterialet ikke hober sig unødigt op. Hvis I derimod skal kunne dokumentere den pædagogiske indsats, kan I måske nøjes med at gemme relativt få, men illustrative, billeder, som til gengæld gemmes i en længere periode.
• Videomateriale er særligt vanskeligt at give indsigt i, da det teknisk er ressourcekrævende at sløre andre genkendelige personer på videoer end det barn som indsigten vedrører. Det er derfor særligt relevant ikke at gemme videomateriale i længere tid end højst nødvendigt.
• Skab åbenhed og fælles forståelse. Vær tydelig omkring jeres brug af billeder. Informer altid forældrene om, hvorfor I bruger billeder, og hvad der i øvrigt sker med billederne (gives de til andre og hvornår slettes de). I bør også fortælle, hvem man kan rette henvendelse til, hvis man er utilfreds med brugen af billeder – f.eks. hvis institutionen har tilknyttet en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Det er i det hele taget også altid en god idé at informere og inddrage forældre og evt. bestyrelse i overvejelserne om brug af billeder.
• Hvis du stadig er i tvivl. Med brug af billeder følger der også et ansvar, men I er altid velkommen til at kontakte LDD’s GDPR-ansvarlige, Peter Jonas Hastrup Holst eller ringe direkte til Datatilsynet, som gerne svarer på spørgsmål og giver gode råd.