Som det ser ud i dag, bruger en del af vores institutioner Cloud-løsninger som f.eks. OneDrive, Google Drive, Dropbox eller Box. Efter den 25. maj vil disse løsninger ikke længe være brugbare, da det skal dokumenteres, hvor dataene fysisk ligger. Der skal foreligge en databehandleraftale og det skal sikres, at dataene kan blive genskabt, hvis der opstår et brud på sikkerheden!
For at lette på vores medlemsinstitutioners arbejdsgange, og de mange besværlige undersøgelser, har vi i LDD valgt at være proaktive i vores søgen efter en løsning! I denne forbindelse vælger vi, at lancere en LDD Cloud-tjeneste – i samarbejde med Konica Minolta – for, at hjælpe vores institutioner med, at samle og beskytte jeres dokumenter, e-mails og følsomme oplysninger.
Anvendelse af Cloud-løsningen
Systemet, som LDD har kigget på, hedder WorkPoint og fungerer som et dokumenthåndteringssystem med mulighed for oprettelse af sager og arkivering af sikker mail. Det betyder, at dokumenter som f.eks. Word-, Excel- og Pdf-filer kan gemmes og kategoriseres i systemet. Sikker mail, der kommer ind i institutionens Outlook, kan gemmes direkte oppe ”i Skyen”, hvorefter de slettes fra den lokale Outlook.
Hvad angår sletningen, er der mulighed for at sætte sletteregler op således, at sletningen sker automatisk eller ved en aktiv handling fra lederen. Der er tillige mulighed for at organisere og kategorisere dokumenter efter institutionens eget ønske!
Tilgang til systemet og sikkerhed
Som en del af den daglige administration har lederen fuld kontrol over institutionens konto eller konti! Der udleveres et login pr. bruger. Der er adgang til systemet hjemmefra og på arbejde. Det betyder, at lederen ikke længere skal tænke på at transportere data frem og tilbage f.eks. på en usb-nøgle eller i en harddisk – hvilket kan øge risikoen for tab af data. Alle data ”i Skyen” kan tilgås online, uanset hvor man befinder sig!
Forudsætningen for, at der kan arbejdes ”i Skyen” er, at der er installeret Microsoft Office på den computer, der skal tilgå ”Skyen”. Intet dokument bliver gemt på computeren, og intet bliver synkroniseret!!! Hver gang et dokument gemmes, lægges det automatisk op ”i Skyen”. Der kræves ikke meget teknisk viden for, at sætte sig ind i brugen af systemet.
Hvad angår sikkerheden, kører systemet på en sikker og krypteret linje inden for EU’s grænse. Det betyder, at alle dataoverførsler er tildækket, så ingen udefrakommende kan få indsigt i dem. Der foretages regelmæssig backup, således at alle data kan genskabes, hvis situationen kræver det!!!
Mere info om løsningen
Med anbefaling fra LDD vil Konica Minolta snarest kontakte ledere på alle vores institutioner for at tilbyde samt informere om løsningen og hermed prisen for anvendelse af systemet.